Visualiser le temps : un mode d’emploi de la gestion de projet à l’aide de Google Sheets

Visualiser le temps : un mode d’emploi de la gestion de projet à l’aide de Google Sheets

Visualiser le temps : un mode d'emploi de la gestion de projet à l'aide de Google Sheets

La version courte de ce post : La gestion de projet est une partie essentielle de notre travail de marketing, mais la planification et la visualisation des projets dans le temps sont difficiles, c’est pourquoi j’ai créé un ensemble de Google Sheets pour vous faciliter ce travail.

J’ai trouvé ce système utile à plusieurs égards, c’est pourquoi je partage mes modèles ici, au cas où cela vous permettrait d’écourter un peu votre journée. Je commencerai par un bref aperçu de l’utilité des fiches, mais dans la dernière partie de ce billet, j’approfondirai également leur fonctionnement afin que vous puissiez les modifier en fonction de vos propres besoins.

Si vous souhaitez sauter ce post et aller directement aux modèles, vous pouvez y accéder ici (mais je vous recommande de lire d’abord un peu sur leur fonctionnement) :

Planner Version (tout ce que vous devez savoir, plus les Gantts)
Version pour les parties prenantes (une version plus propre pour les patrons, les clients ou les personnes qui font le travail mais ne gèrent pas les projets)
What-in-God’s-name-have-I-missed Version (vue combinée de nombreux projets différents, vous montrant si vous avez oublié de parler à quelqu’un de votre travail, si vous avez manqué une date limite ou si vous avez dépassé les délais prévus)

Cela mérite d’être mentionné : Je ne considère pas que ces feuilles soient la seule solution. C’est une solution gratuite que j’ai trouvée assez utile, mais j’ai des collègues qui ne jurent que par des trucs comme Smartsheet et Teamwork.

Il est également intéressant de noter que différents outils fonctionnent mieux ou moins bien avec différents styles. Mon objectif avec ces feuilles est d’avoir un plan assez concret pour les trois ou quatre prochains mois, puis un ensemble d’idées plus libres pour la suite. Lorsque je remplis ces fiches, je me concentre également sur les résultats plutôt que sur les processus, ce qui permet de réduire le temps que je passe à mettre à jour les fiches et de rendre les choses plus claires pour les gens.

La version longue de ce billet ressemble beaucoup à la version courte ci-dessus, mais je parle davantage de certains principes que j’essaie de respecter et de la façon dont cette configuration les remplit (c’est choquant, non ?). Comme promis, la dernière section décrira le fonctionnement des fiches, pour tous ceux qui rencontrent des problèmes ou qui veulent faire quelque chose de leur propre chef.

Contenu (pour ceux qui veulent simplement passer à une section spécifique) :

Les 3 principes (qui concernent autant les personnes que l’utilisation des fiches)
Une conclusion rapide
Annexes et instructions
Comment ajouter des tâches à la liste
Répartition des tâches sur plusieurs périodes
Utilisation de l’onglet « Vue du mois » (versions « Planner » et « Stakeholder »)
Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt (et ajouter des catégories)
Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt prospectifs filtrables par catégorie
Comment créer la vue des parties prenantes
Comment mettre à jour la version « God’s-I

Les principes (qui concernent autant les personnes que l’utilisation des fiches)
Principe 1 : Nous ne devrions pas avoir besoin de stocker toutes nos informations dans notre tête.

Il s’agit d’un principe simple : si nous devons régulièrement comprendre quelque chose de complexe, en particulier s’il change au fil du temps, cette information doit se trouver sur la page. Par exemple, si j’essaie de planifier une stratégie de marketing et que je dois constamment regarder les informations à l’écran puis les mélanger dans ma tête pour déterminer ce que nous avons le temps de faire mois après mois, je vais perdre le fil et, finalement, mon esprit.

La fiche « Version du planificateur » vise à résoudre ce problème de plusieurs façons. Tout d’abord, vous écrivez toutes les tâches dans l’onglet Vue des tâches, la période dans laquelle vous les accomplissez se trouve à l’extrême gauche (dans mon exemple, c’est le mois pour lequel la tâche est planifiée), et il y a d’autres colonnes comme le statut et la catégorie – mais au début, cela peut n’être qu’un casse-tête de ce qui doit se passer. L’idée ici est que lorsque vous écrivez tout pour la première fois, vous n’avez pas besoin d’y penser trop longuement – vous pouvez facilement changer les dates et ajouter d’autres informations plus tard.

L’onglet « Vue par mois » reprend les informations de l’onglet « Liste des tâches » et les réorganise en fonction des mois figurant dans la colonne A de la vue des tâches (il peut s’agir d’autres périodes, à condition qu’elles soient cohérentes).

De cette façon, vous pouvez regarder une période, voir combien de ressources il reste et lire tout ce que vous avez actuellement planifié (le calcul des ressources restantes prendra également en compte les tâches récurrentes que vous ne voulez pas toujours écrire, comme les réunions).

Bien que l’onglet « Vue du mois » puisse vous aider à vous concentrer sur des périodes spécifiques, il ne vous donne pas une vue à long terme du plan ou des dépendances des tâches, c’est pourquoi nous avons les deux vues de Gantt. L’onglet « Vue Gantt » contient tout depuis soixante jours et jusqu’au futur, tant que vous n’avez pas simplement marqué la tâche comme « Plus tard ». Le Gantt filtrable par catégorie se concentre uniquement sur les choses qui sont prévues pour les six prochains mois.

Comme son nom l’indique, vous pouvez filtrer ce deuxième Gantt pour n’afficher que des catégories spécifiques (vous étiquetez les tâches avec des catégories dans l’onglet Vue des tâches). Ce filtre est destiné à faciliter les tendances plus générales qui sont plus difficiles à remarquer. Par exemple, si la partie la plus importante du projet est une campagne sociale ou un changement de site et que vous n’y parvenez pas avant six mois, vous devrez peut-être vous assurer que tout le monde en est conscient et qu’il est d’accord. De même, si vous devez faire preuve d’impact mais que vous passez la plupart de votre temps à rédiger des rapports, vous voudrez peut-être modifier votre plan ou vous assurer que tout le monde comprend pourquoi les choses sont planifiées de cette façon.

Principe 2 : Personne ne sait tout (et ne devrait pas savoir).

Si vous travaillez sur un projet pour lequel vous disposez de toutes les informations, il est probable que l’une des deux choses suivantes se produise :

Vous avez vraiment doublé ce névrotisme que nous partageons
Vous portez ce truc – vous devriez simplement arrêter et créer votre propre entreprise de vente de perles* ou autre.

Nous pouvons être sûrs que nos clients/patrons ont plus de contexte que nous sur les plans et les pressions plus larges. Ils en savent peut-être plus sur les stratégies plus larges, sur le fait que leur patron se crispe chaque fois qu’un certain projet est mentionné, ou qu’un collègue n’a pas encore annoncé sa démission. Si une fiche Google n’est jamais un substitut acceptable à une communication réelle, nos clients ou nos patrons peuvent aussi avoir une idée de la direction qu’ils veulent donner au projet, qu’ils n’ont pas communiquée ou que nous n’avons pas comprise.

Nous pouvons également nous fier au fait que les personnes qui travaillent sur des tâches individuelles ont une bonne idée de l’ampleur du problème – par exemple, si nous accordons beaucoup trop peu de temps à une tâche. Nous pouvons essayer d’être aussi informés que possible, mais il est probable qu’ils sachent encore quelque chose que nous ne savons pas.

Même si nous ne sommes pas d’accord sur le fait que certaines choses doivent être des priorités ou des problèmes, le fait d’avoir un plan transparent et partagé nous aide à lancer des conversations difficiles avec une compréhension commune de ce que le plan est actuellement. Moins tout le monde doit retraiter les informations pour les comprendre (voir le principe 1), plus nous avons de chances d’éliminer rapidement les problèmes.

C’est bien beau, mais s’attendre à ce que quelqu’un absorbe tout sur un projet risque d’avoir l’effet inverse. Nous avons besoin d’une source de données à laquelle chacun peut se référer, sans encombrer ses pensées ou nos conversations avec des choses dont nous sommes les seuls à devoir nous soucier en tant que gestionnaires de projet.

C’est pourquoi nous avons la version « Stakeholder » de nos fiches. Lorsque nous écrivons tout dans la version du planificateur, l’onglet Planifié est rempli uniquement avec les choses qui sont pertinentes pour les personnes qui ne sont pas nous (c’est-à-dire toutes les tâches dont le statut n’est pas « non pointé », « annulé », « oublié » ou vide) sans aucune des informations d’identification des ressources ou des projets.

Nous n’avons jamais besoin de remplir la fiche Version des parties prenantes – il suffit de saisir ces informations dans l’onglet Planifié à l’aide de importrange() et de créer les mêmes diagrammes de Gantt et les mêmes vues mensuelles – ainsi, nous n’avons pas à nous soucier des différents plans qui présentent des informations différentes.

*Abeilles ?

Principe 3 : Je vais manquer des choses (moins c’est plus).

Je vais être honnête : j’ai passé beaucoup de temps dans le passé à mettre en place des systèmes de suivi que je ne vérifie pas assez. Je continue à les remplir, mais je ne passe pas assez de temps à déterminer ce qui est nécessaire et où. Si nous avons une version des parties prenantes qui supprime les éléments qui ne sont pas pertinents pour les autres, nous avons besoin de la même chose pour nous. Après tout, ce n’est pas non plus la seule chose à laquelle nous pensons.

La version « Qu’est-ce que j’ai oublié » (désormais « J’ai oublié Dieu ») reprend les données de toutes vos fiches de gestion de projet et vous donne un endroit où aller pour vous rappeler toutes les choses que vous avez oubliées et gâchées. C’est comme un dîner avec vos parents dans un Google Sheet. Vous êtes les bienvenus.

Les trois endroits à vérifier dans cette version sont

L’onglet « Tableau de bord des alertes », qui vous indique le nombre d’échéances à venir ou manquées, le travail à budgétiser ou à briefer, et le montant du budget non planifié dont vous disposez par projet, par mois (le budget pouvant se limiter aux heures-personnes internes, car il est encore limité).
L’onglet « Problèmes liés aux tâches », qui donne une vue filtrée de tout ce qui se passera au cours des trois prochains mois (vous pouvez donc consulter les alertes que vous voyez à la première étape).
L’onglet Échéances cette semaine, qui vous permet de vous rappeler rapidement ce que vous devez accomplir prochainement.

Une conclusion rapide :

Souvent, lorsque je fais une remarque, les gens me disent qu’ils espèrent que je terminerai tôt. Cette section est principalement une preuve de croissance personnelle.

C’est aussi parce que tout ce qui suit est spécifique à l’utilisation, la modification ou la compréhension des fiches de gestion de projet que j’ai partagées. Vous n’avez donc à lire ce qui suit que si vous vous intéressez à la façon d’utiliser les fiches ou à la façon dont je les ai créées (je vous recommande vraiment de vous essayer à certaines utilisations de filter() et de query(), en particulier en conjonction avec les formules RegEx).

En dehors de cela, j’espère que ces ressources vous seront utiles. Elles m’ont été très utiles pour planifier avec les gens en collaboration et pour séparer le concept de « chef de projet » de celui de « personne qui doit savoir tout », mais je serais vraiment intéressé par vos idées sur la façon de les améliorer ou par tout ce que vous pensez que j’ai manqué. N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires ci-dessous !

Accédez aux fiches modèles ici :

Version du planificateur (tout ce que vous devez savoir, plus les Gantts)
Version pour les parties prenantes (une version plus propre pour les patrons, les clients ou les personnes qui font le travail mais ne gèrent pas les projets)
What-in-God’s-name-have-I-missed Version (vue combinée de nombreux projets différents, vous montrant si vous avez oublié de parler à quelqu’un de votre travail, si vous avez manqué une date limite ou si vous avez dépassé les délais prévus)
Annexes et instructions
Quelques notes générales
Notes rapides sur la manière d’éviter les problèmes :
Assurez-vous que lorsque vous copiez les feuilles, les autorisations de partage pour la vue du planificateur sont basées sur le courrier électronique ou au moins sur l’organisation (toute personne ayant accès à la vue des parties prenantes verra l’URL de la vue du planificateur). C’est une bonne idée de conserver les autorisations de la version I de Dieu par e-mail également.
Essayez de suivre le format existant des mots et des chiffres aussi fidèlement que possible lorsque vous créez de nouvelles informations.
Si vous voulez une nouvelle ligne, j’insérerais une ligne, sélectionnerais celle du dessus, la copierait dans la nouvelle ligne, puis changerait les informations – de cette façon, les formules des colonnes cachées devraient toujours fonctionner pour vous.
Si vous voulez une nouvelle colonne, elle pourrait casser une des fonctions query() ; une fois que vous l’avez ajoutée, cherchez rapidement les formules en utilisant =query() et envisagez de modifier les colonnes auxquelles elles font référence qui auront été affectées par votre changement.
Notes rapides sur la résolution des problèmes :

Voici une liste de choses à vérifier si vous avez changé quelque chose et que cela ne se reflète pas dans la feuille :

Passez en revue tous les onglets de la vue des parties prenantes et supprimez les colonnes cachées
Ils contiennent généralement une formule qui reformate le texte pour que nos recherches fonctionnent. Voyez si l’une d’entre elles est manquante ou cassée.
Essayez de copier les formules de la ligne au-dessus ou à côté de la cellule qui ne fonctionne pas.
Essayez de supprimer la partie =erreur des formules.
De nombreuses cellules sont configurées de manière à être vides si elles sont cassées. Cela facilite la lecture de la feuille, mais peut rendre plus difficile de savoir si quelque chose est réellement vide ou semble simplement vide.
Si une feuille ne parvient pas à extraire correctement les données d’une autre, cherchez les formules =importrange() et assurez-vous qu’il y en a une qui correspond à l’URL de la feuille que vous essayez de référencer et que vous avez donné l’autorisation pour que la formule fonctionne – vous devrez cliquer sur un bouton.
Vérifiez l’onglet Vue des tâches dans la version des parties prenantes et l’onglet URL des projets dans la version de Dieu
Vous venez d’appeler une tâche « Partie 4 » ou similaire ? Il existe une formule RegEx qui permet de l’éliminer.
Avez-vous oublié de donner un type à une tâche ? Si oui, la vue Gantt vous en avertira dans la colonne Statut.
La fonction d’interrogation

La fonction =query() de Google Sheets est géniale – elle facilite des tonnes de choses, notamment en ce qui concerne l’automatisation de la manipulation des données. La plupart de ce que font ces feuilles pourrait être réalisé avec =query, mais j’ai souvent utilisé =filter (qui est aussi très puissant) car =filter est apparemment plus rapide dans Google Sheets et parfois ces feuilles ont beaucoup de choses à traiter.

RegEx

Vous ne devriez pas avoir besoin de connaître de RegEx pour cette fiche, mais elle est utile en général. Ici, le RegEx est principalement utilisé pour supprimer le « Part # » dans les tâches à plusieurs parties (voir ci-dessous) et pour rechercher tout ce qui correspond à plusieurs options – par exemple, lors de la sélection de plusieurs catégories dans l’onglet Gantt orienté vers l’avant spécifique à la catégorie (voir ci-dessous). RegEx n’est utilisé ici que dans RegExmatch(), RegExextract(), RegExreplace(), ou dans le cadre de la fonction de recherche où nous disons « correspond ».

Requête/filtre et isblank

Beaucoup de formules de ces feuilles sont soit filter() ou query() ou sont enveloppées dans =if(isblank() – c’est essentiellement parce que les fonctions de filtrage et de requête peuvent remplir plus de cellules que celle dans laquelle vous avez mis la formule. Par exemple, elles peuvent remplir une ligne, une colonne ou une feuille entière. Cela signifie que d’autres cellules calculent ou recherchent des cellules qui peuvent être vides ou non. J’ai donc ajouté la vérification isblank() pour que les cellules ne se cassent pas lorsqu’il n’y a pas d’information quelque part, mais au fur et à mesure que vous ajoutez des informations, vous n’avez pas à faire autant de copier-coller de formules.

Cases à cocher

Les cases à cocher sont relativement nouvelles dans Google Sheets. Si vous en avez besoin d’une autre, il suffit de la copier à partir d’une cellule existante ou de la sélectionner dans le menu « Insérer ». Lorsque j’ai utilisé des cases à cocher, j’ai souvent une autre formule dans la feuille qui filtre les lignes en fonction des cases cochées, puis crée un RegEx basé sur les valeurs qui ont une coche à côté.

Vous n’avez pas besoin de comprendre cela pour utiliser les feuilles, mais vous pouvez le voir dans les rangées que j’ai supprimées dans l’onglet Gantt spécifique à la catégorie et orienté vers l’avant de la feuille Version des parties prenantes.

Conseil rapide – si vous souhaitez que toutes les cases soient cochées/non cochées et que vous ne voulez pas avoir à le faire une par une, vous pouvez copier une case cochée ou non cochée dans toutes les autres cases.

Comment ajouter des tâches à la liste

Dans la vue des tâches, les éléments les plus importants à inclure sont le nom de la tâche, la période de temps prévue, le coût et le type.

Pour faciliter la création d’une nouvelle tâche, je recommande d’insérer une ligne, d’y copier la ligne précédente, puis de modifier les informations, de manière à ne pas manquer de formules cachées.

Encore une fois, ne vous embêtez pas à modifier la version des parties prenantes. Une fois que vous avez ajouté l’URL de la version du planificateur à la fonction =importrange(), elle sera automatiquement extraite de la version du planificateur.

Répartition des tâches sur plusieurs périodes

Vous pouvez mettre plus d’une chose dans la période de temps d’une tâche, simplement en la séparant par « , » (espace virgule). En effet, lorsque nous obtenons la liste complète des mois, nous relions toutes les cellules individuelles par « ,  » puis nous les séparons par « ,  » et nous déduisons la liste – ainsi, plusieurs mois dans une cellule sont traités de la même manière que tous les autres mois.

=unique(transpose(split(JOIN(« , « , « Task view »!A:A), », « ,0))

La formule du coût par mois dans l’onglet Liste des tâches compte le nombre de virgules présentes dans la colonne du mois pour cette ligne, puis divise le coût prévu par ce nombre – ce qui signifie que le coût est réparti de manière égale sur tous les mois énumérés.

=H2/(len(REGEXREPLACE(A2, »[^\,]* », » »))+1)

Si vous ne souhaitez pas que la tâche soit répartie de manière totalement égale entre différentes périodes, vous pouvez écrire « Partie 1 » ou « Partie 2 » à côté d’une tâche. Tant que vous écrivez seulement « Partie », puis des chiffres à la fin du nom, cela sera rayé dans la colonne O de l’onglet de la liste des tâches, de sorte que les différentes parties d’une tâche seront combinées en un seul enregistrement dans des choses comme le diagramme de Gantt.

=REGEXREPLACE(B2, « Partie \d+$ », «  »)

Travailler avec l’onglet « Vue du mois » (version Planificateur et Acteur)

L’onglet « Vue du mois » contient quelques éléments clés. Tout d’abord, nous obtenons toutes les périodes que nous avons listées dans la vue des tâches.

Comme les mois n’apparaissent pas toujours dans le bon format (ce qui signifie que les filtres ultérieurs ne fonctionnent pas), nous utilisons ensuite une formule =text() dans la colonne cachée B pour nous assurer que les mois restent dans le format dont nous avons besoin.

Ensuite, dans la section « livrables » de cet onglet, nous utilisons la formule ci-dessous :

=if(not(isblank(A12)), iferror(TRANSPréférenceurs(FILTER(‘Task view’!B:B,RegExmatch(‘Task view’!A:A,B12))), «  »), «  »)

Ce que nous faisons ci-dessus, c’est vérifier si la cellule « mois » de cette ligne contient quelque chose. S’il y a un mois, nous filtrons les tâches dans la vue des tâches pour ne retenir que celles qui contiennent ce mois dans la colonne de texte « mois ». Ensuite, nous utilisons la fonction transpose() pour changer nos tâches filtrées d’une liste verticale à la liste horizontale que nous voyons dans la feuille.

Enfin, nous utilisons la formule ci-dessous pour filtrer les coûts que nous avons répertoriés dans l’onglet Vue des tâches, de la même manière que nous avons filtré les noms des tâches ci-dessus. Ensuite, nous additionnons tous les coûts du mois (plus les coûts mensuels permanents) et nous les soustrayons du total du temps/heures que nous devons passer. De cette façon, nous calculons combien il nous reste à jouer, ou si nous sommes débordés.

=if(isblank(A12), «  » »,((D12-SUM(FILTER(‘Task view’!I:I,RegExmatch(‘Task view’!A:A,B12))))-sum($D$6:$F$8)))

Nous tirons également cette valeur vers notre version I de Dieu pour voir d’un coup d’œil si nous avons trop ou pas assez planifié.

Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt (et ajouter des catégories)

La colonne C de l’onglet Vue des tâches est la catégorie ; vous devez également la remplir pour que les diagrammes de Gantt fonctionnent. Je n’ai pas forcé le type de catégories que vous devez utiliser parce que chaque projet est différent, mais il vaut la peine d’utiliser des catégories cohérentes (jusqu’à la lettre majuscule) parce que nous déduisons les catégories de tâches, et cela dépend de la cohérence de tous les noms.

Ce qui se passe dans le diagramme de Gantt, c’est que chaque cellule est une combinaison d’un filtre et d’un vlookup (ce qui semble plus compliqué que ça ne l’est).

=iferror(if(not(or(isblank($D6),ISBLANK(F$1))),vlookup(filter(‘Task view’!$C:$C, ‘Task view’!$O:$O=$D5,REGEXMATCH(‘Task view’!$A:$A,F$2)), ‘Status and colour code’!$C:$E,3,0), «  » »), «  » »)

La formule vérifie d’abord si les cases de la tâche ou du mois sont vides. Si ce n’est pas le cas, elle regarde dans la cellule du mois dans sa colonne et fait des références croisées avec la cellule de la tâche dans sa ligne. Lorsque l’intersection d’un mois et d’une tâche correspond à une tâche dans notre vue des tâches (comme dans la tâche de cette ligne qui a lieu pendant le mois dans cette colonne), la formule de filtrage renvoie la catégorie. Pour les personnes intéressées, cela aurait pu être réalisé avec la correspondance d’index, mais le filtre nous permet de faire correspondre avec RegEx, de sorte que nous pouvons donner plusieurs options de correspondance et qu’elles n’ont pas à correspondre exactement. Comme nous répartissons les tâches sur plusieurs mois, nous devons faire preuve de souplesse dans notre recherche de concordance.

La raison pour laquelle nous vérifions si les cellules des tâches ou des mois sont vides, comme mentionné ci-dessus, est que nous pouvons coller la formule ci-dessus dans toutes les cellules du diagramme de Gantt et les faire remplir à mesure que nous ajoutons des mois et des tâches, plutôt que de devoir copier et coller la formule à chaque fois.

Lorsque notre formule de filtrage renvoie la catégorie spécifique de notre tâche, nous prenons cette valeur et lançons un vlookup dans l’onglet Statut et code couleur. (C’est seulement nécessaire pour que je puisse configurer le formatage conditionnel pour vous afin qu’il ne se casse pas lorsque vous changez les noms des catégories spécifiques).

Pour l’instant, les diagrammes de Gantt sont configurés pour coder en couleur les 7 premières catégories, plus une catégorie Date limite si nécessaire. Si vous souhaitez en ajouter d’autres, ils apparaîtront d’abord dans le diagramme de Gantt sous la forme d’un bloc noir et vous devrez configurer le formatage conditionnel pour leur attribuer un code de couleur.

Pour ajouter un formatage couleur automatique pour plus de catégories, répétez le processus ci-dessous pour chacune des vues du diagramme de Gantt dans les feuilles Planner et Stakeholder :

Sélectionnez toutes les cellules dans l’onglet
Sélectionnez « Formatage conditionnel » dans le menu Format
Trouvez la règle avec la boîte noire à côté et notez le nombre de personnes qu’elle vise actuellement
Créer une nouvelle règle pour tout ce qui est égal au nombre de l’étape 3, puis définir la même couleur pour le fond et le texte de cette règle
Changer la règle qui a un bloc noir à côté pour viser un chiffre plus élevé
Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt filtrables par catégorie

Cet onglet utilise nos vieux amis, les fonctions =filter() et =query(). Nous utilisons d’abord filter pour récupérer la liste complète des catégories de l’onglet Statut et code couleur que nous avons mentionné précédemment :

=FILTER(‘Gantt view’!A6:B,RegExmatch(‘Gantt view’!A6:A, « .*[a-zA-Z].* »)

Ensuite, nous avons mis les nouvelles cases à cocher de Google Sheets à côté (qui nous aideront à filtrer facilement nos données).

Normalement, nous masquons la première ligne, mais elle est visible pour vous montrer une formule qui examine toutes les catégories et les filtre pour ne retenir que celles où la case à côté est cochée. S’il n’y en a pas, elle renvoie « (\d|Deadline) », ce qui signifie « soit un nombre, soit le mot Deadline » dans le langage RegEx (donc n’importe quoi dans notre liste), car le tube vertical « | » signifie « ou » et « \d » signifie « nombre ».

Si une case est cochée à côté d’une ou de plusieurs catégories, la formule renvoie ces éléments, séparés par le « | » qui, là encore, signifie « ou » dans RegEx.

=if(countif(C3:C,True)>0,CONCATENATE(« (« ,JOIN(« | »,FILTER(B3:B,C3:C=True,not(isblank(B3:B)))), ») »), « (\d|Deadline) »)

Ensuite, dans la cellule E3, nous avons une formule d’interrogation. La raison pour laquelle nous utilisons ici =requête et non =filtre est que nous devons chercher des choses dans plus d’une colonne ; le filtre ne peut vraiment traiter qu’une colonne à la fois.

La fonction d’interrogation vérifie ensuite les six premières colonnes de notre diagramme de Gantt original, en recherchant à chaque fois les numéros de catégorie que nous avons cochés (ce que le formatage conditionnel cache, c’est que les numéros de catégorie sont dans ce Gantt original, ils sont juste de la même couleur que l’ombrage de la cellule). Lorsqu’aucune case n’est cochée, le système renvoie tout ce qui a été classé dans une catégorie au cours des six prochains mois. Lorsque nous commençons à cocher des cases, cela ne renvoie que les choses qui, au cours des six prochains mois prévus, se trouvent dans l’une des catégories que nous avons sélectionnées.

=query(‘Gantt view’!D1:1056, « Select D, E, F, G, H, I, J where D <>  » and (E matches ‘ »&B1& »‘ or F matches ‘ »&B1& »‘ or G matches ‘ »&B1& »‘ or H matches ‘ »&B1& »‘ or I matches ‘ »&B1& »‘ or J matches ‘ »&B1& »‘) »,1)

Comment créer la vue des parties prenantes

La feuille de la version du planificateur comporte un onglet appelé Planifié. Vous n’avez pas besoin de remplir cet onglet – il comporte une requête qui extrait des informations de l’onglet Task View à l’aide d’une fonction =query() :

=QUERY({‘Vue des tâches’!A1:F, ‘Vue des tâches’!O1:P}, « Sélectionner * si non (Col6 contient ‘pitched’ ou Col6 contient ‘cancelled’ ou Col6 =  » ou Col6 = ‘Forgotten’) »)

La formule ci-dessus ne fait que prendre les colonnes Mois, Tâche, Description, Bloqueur, Statut, Catégorie et Tâche complète, puis afficher tous les enregistrements dont le statut n’est pas « unpitched », « cancelled », « forgotten » ou vide. Cela nous donne un onglet avec les informations que nous sommes prêts à partager. Nous pourrions également y parvenir avec =filter() si nous réorganisions les données dans l’onglet Vue des tâches, mais cet ordre des données est plus facile à utiliser. Il suffit donc d’utiliser =query() et de sélectionner uniquement les colonnes que nous voulons ici, en combinant les plages horizontalement en les énumérant entre {} au début de cette formule.

Ensuite, l’onglet « Task View » de notre fichier de feuille « Stakeholder Version » utilise =importrange() pour cibler la liste nettoyée que nous avons créée. Pour vous assurer que la version des parties prenantes continue de fonctionner lorsque vous créez des copies de ces deux fichiers, il vous suffit d’aller dans la nouvelle feuille de la version du planificateur et de copier l’URL de la page, puis d’aller dans la version des parties prenantes, de trouver l’onglet Vue des tâches et de mettre à jour la formule importrange() dans la cellule A1 pour avoir la nouvelle URL de votre feuille de la version du planificateur. La cellule se recalculera, vous devrez accorder une autorisation, puis elle devrait fonctionner normalement.

Comment mettre à jour la version I de Dieu

Cette vue vous donne les éléments suivants :

Un aperçu rapide du nombre total de tâches dans tout projet qui :

ont une date limite dans les 10 jours à compter de maintenant
Avoir dépassé un délai (la tâche n’étant pas terminée)
Pas de délai fixé
ne sont pas informés ou ne sont pas budgétisés pour les trois prochains mois

Il vous donnera également un aperçu rapide du montant du budget non planifié par projet, par mois, pour vous assurer que vous n’avez pas oublié de planifier un mois et que vous n’avez pas surplanifié un mois.

La version « God’s-I » fonctionne de manière similaire à la version « Stakeholder » en ce sens qu’elle extrait les informations en utilisant =importrange(), mais une différence essentielle est que nous voulons extraire les informations de plusieurs feuilles. Réécrire la formule pourrait s’avérer difficile, et nous pouvons donc générer la formule dont nous avons besoin dans l’onglet URL du projet.

Les seules choses à faire sont les suivantes :

Ajouter l’URL de la nouvelle feuille de la vue du planificateur que vous voulez inclure dans l’onglet URL du projet de la version I de Dieu
Autoriser l’accès à cette fiche (vous pouvez cliquer sur le signalement qui apparaît dans la colonne A)
Copiez la valeur dans la cellule B1, allez à l’onglet Toutes les vues de tâches importées et sélectionnez la cellule A2, puis collez la valeur dans la barre supérieure. Il est important de ne pas coller directement dans la cellule, sinon la feuille va exécuter la formule de concaténation plutôt que la formule d’interrogation que nous sommes en train de créer.

Il est à noter que cette feuille contiendra toutes les informations sur chaque projet que vous gérez. Une fois qu’elle est configurée, vous ne devez pas en partager l’accès avec qui que ce soit, à moins que vous ne soyez satisfait de voir tous les détails budgétaires de chacune des feuilles.

Une conclusion tardive :

Pourquoi cherchez-vous une conclusion ici ? Elle se trouve au milieu du poste sous le titre « Une conclusion précoce », bien sûr. Passez une bonne journée !

A propos de R0bin_L0rd – Robin est analyste SEO au bureau de Distilled London. Il a travaillé dans des endroits allant du Sussex à Bangalore, en Inde, et à chaque fois, il s’est retrouvé à graviter vers le référencement. Pendant son temps libre, Robin apprend autant que possible (Python est son dernier fix) et voyage chaque fois qu’il le peut, souvent grâce à la générosité apparemment sans limite d’inconnus.

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